Wprowadzanie faktur do Subiekta GT to jeden z najbardziej powtarzalnych procesów w firmie. Pracownicy muszą codziennie pobierać faktury z e-maili, otwierać załączniki, sprawdzać dane, wprowadzać pozycje ręcznie i kontrolować poprawność każdego dokumentu. To nie tylko żmudne, ale też podatne na błędy zadanie, które zabiera cenny czas.

Dlatego powstał SubThunderFZ, program do automatycznego pobierania i wprowadzania faktur do Subiekta GT. Jego zadaniem jest całkowite wyeliminowanie ręcznego przepisywania danych i przyspieszenie procesu księgowania dokumentów. SubThunderFZ pobiera faktury bezpośrednio z Twojej skrzynki pocztowej lub przez API, rozpoznaje ich zawartość i automatycznie tworzy dokumenty zakupu w Subiekcie GT.

Jak działa SubThunderFZ? Automatyzacja faktur w praktyce

SubThunderFZ został zaprojektowany jako niezależna aplikacja desktopowa działająca lokalnie w środowisku Windows. Program cyklicznie monitoruje skrzynkę e-mail i automatycznie wykrywa wiadomości zawierające faktury zakupowe. Może także współpracować z zewnętrznymi źródłami poprzez dedykowane API, idealne rozwiązanie dla firm, które otrzymują faktury z platform B2B lub od stałych dostawców w formie elektronicznej.

Po pobraniu wiadomości SubThunderFZ analizuje zawartość załączników w różnych formatach (PDF, XML, EDI i innych), rozpoznaje dane kontrahenta, numer faktury, pozycje towarowe, stawki VAT i kwoty, a następnie automatycznie wprowadza fakturę do Subiekta GT jako dokument FZ. W ten sposób użytkownik otrzymuje gotowy, kompletny dokument bez ręcznego przepisywania czy szukania produktów w systemie.

Inteligentne dopasowanie produktów i kontrahentów

Jedną z kluczowych funkcji SubThunderFZ jest wbudowany system mapowania danych. Program rozpoznaje numer producenta z faktury i automatycznie dopasowuje go do numeru firmowego w Subiekcie GT. Dzięki temu proces jest nie tylko szybki, ale też bardzo precyzyjny. SubThunderFZ dokładnie wie, jaki produkt dodać do faktury, w jakiej cenie i z jakim podatkiem.

Wbudowana baza danych uczy się z każdą kolejną fakturą, a jej struktura może być łatwo personalizowana i dostosowana do indywidualnych potrzeb firmy. Dzięki temu SubThunderFZ świetnie współpracuje z programami bazodanowymi, więcej o podobnych rozwiązaniach przeczytasz w artykule: Przykładowy program do obsługi bazy danych »

Ręczne wczytywanie dokumentów – pełna kontrola, gdy jej potrzebujesz

Choć SubThunderFZ działa automatycznie, użytkownik ma również możliwość ręcznego dodania faktury. Wystarczy pobrać plik PDF z dysku, a program samodzielnie odczyta jego zawartość i przeprowadzi cały proces wprowadzania do Subiekta GT. To idealna opcja w przypadku faktur, które nie zostały przesłane e-mailem lub pochodzą z nietypowego źródła.

Personalizacja i funkcje nadruku

SubThunderFZ można łatwo dostosować do specyfiki każdej firmy. Użytkownik może określić sposób generowania numeracji, ustawić własne reguły rozpoznawania danych lub skonfigurować nadruk faktur. Program automatycznie pobiera numer dokumentu z Subiekta GT i umieszcza go na wydruku PDF.

Dzięki temu wydruk faktury jest od razu zgodny z dokumentacją firmową i gotowy do przekazania klientowi lub księgowości, bez potrzeby ręcznej edycji.

Bezpieczeństwo danych – w 100% lokalna praca

SubThunderFZ został zaprojektowany z myślą o pełnym bezpieczeństwie. Program działa wyłącznie lokalnie, nie wysyła danych do chmury ani nie przechowuje faktur na serwerach zewnętrznych. Wszystkie operacje odbywają się na komputerze użytkownika.

Po zakończeniu pracy pliki źródłowe są automatycznie usuwane lub nadpisywane przez kolejne dokumenty. Dzięki temu zachowana jest pełna poufność danych kontrahentów oraz zgodność z polityką RODO i wymogami bezpieczeństwa informacji.

Najważniejsze funkcje SubThunderFZ

• Automatyczne pobieranie faktur z e-maila – program przeszukuje skrzynkę pocztową, wykrywa faktury i przetwarza je w tle.
• Obsługa wielu formatów plików – PDF, XML, EDI, CSV i inne – bez potrzeby konwersji.
• Integracja z Subiektem GT – faktury są tworzone bezpośrednio jako dokumenty FZ w systemie.
• Mapowanie produktów i kontrahentów – automatyczne dopasowanie danych z faktury do bazy Subiekta.
• API dla wybranych dostawców – możliwość bezpośredniego pobierania faktur z systemów zewnętrznych.
• Tryb ręcznego wczytywania – szybkie przetwarzanie faktury z dysku jednym kliknięciem.
• Personalizacja nadruków i numeracji – pełna kontrola nad wyglądem i oznaczeniem faktur.
• Bezpieczeństwo lokalne – brak przechowywania danych poza urządzeniem użytkownika.
• Możliwość rozbudowy – aktualnie obsługuje jeden adres e-mail, ale architektura programu pozwala na dowolne skalowanie.
• Prosty, minimalistyczny interfejs – wystarczy kliknąć „Start”, a program zrobi resztę automatycznie.

Korzyści biznesowe z wdrożenia SubThunderFZ

Dzięki SubThunderFZ firmy zyskują nie tylko czas, ale też jakość i kontrolę nad procesem wprowadzania faktur. Automatyzacja ogranicza ryzyko błędów ludzkich, przyspiesza obieg dokumentów i pozwala księgowym oraz handlowcom skupić się na zadaniach wymagających wiedzy i decyzji, a nie na mechanicznych czynnościach.

Wdrożenie programu przynosi konkretne efekty:

• oszczędność nawet kilku godzin dziennie w porównaniu do ręcznego wprowadzania faktur,
• brak błędów w numerach, datach czy kwotach dzięki automatycznemu rozpoznawaniu danych,
• natychmiastowe aktualizowanie stanów magazynowych w Subiekcie po wprowadzeniu faktury,
• łatwa kontrola poprawności – użytkownik może błyskawicznie zweryfikować wprowadzone dokumenty,
• pełna zgodność z Subiektem GT – bez potrzeby instalowania dodatkowych wtyczek czy modułów.

Podsumowanie

SubThunderFZ to profesjonalne narzędzie stworzone dla firm, które chcą usprawnić procesy księgowe i ograniczyć ręczną pracę przy wprowadzaniu faktur. Program działa automatycznie, bezpiecznie i lokalnie pobiera faktury, analizuje dane, mapuje produkty i zapisuje dokumenty w Subiekcie GT.

Dzięki personalizacji i możliwości rozbudowy SubThunderFZ idealnie dopasowuje się do specyfiki każdej firmy, od małych przedsiębiorstw po duże sieci handlowe. To rozwiązanie, które łączy nowoczesną automatyzację z pełną kontrolą użytkownika, gwarantując oszczędność czasu i precyzję na najwyższym poziomie.

Chcesz dowiedzieć się, jak SubThunderFZ może zautomatyzować pracę w Twojej firmie? Skontaktuj się z nami i poznaj szczegóły wdrożenia.